これらの2つの用語の意味は、私たちが最初に電子メールを使い始めたときに誰にでも明らかだったかもしれませんが、今日ではかなり時代遅れです。 CCとBCCは、同じ電子メールのコピーを複数の受信者に送信する方法です。 CCは「カーボンコピー」の略で、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略です。 2つの違いは、すべての受信者がCCフィールドに追加したアドレスを見ることができるのに対し、BCCフィールドのアドレスは誰にも見えないことです。
私たちの記事The Best Free Email Service Providersも参照してください
3つの受信者フィールド
これらのフィールドのいずれかに人々のメールアドレスを追加することも同様に簡単です。 ただし、特定の電子メールを誰がどのように受信する必要があるかを常に考慮する必要があります。 これはあなたの関係、あなたが働いている組織、その文化、場所などの事柄に依存します。
多くの場合、これらのフィールドは不適切に使用されます。 これにより、電子メールの目的が受信者にとって包括的ではなくなります。 しかし、それらを正しく使用すれば、受信者はあなたの電子メールを読むことが自分の優先事項かどうかを知るのに役立ちます。
次の3つのフィールドにアドレスを入力できます。
宛先 –このフィールドの受信者は、メッセージの主な対象者です。
CC –これらの受信者はメッセージのコピーを取得するため、[宛先]フィールドにユーザーを追加するのとほぼ同じです。
BCC –送信者は、発生した通信を個別に他の個人に通知できます。 他の関係者にはアドレスが表示されません。
人々は、めちゃくちゃ長いアドレスのリストと他の人を混同したくない場合にもBCCを使用します。 さらに、受信者が必ずしもお互いを知る必要がない場合に適したオプションです。 CCとBCCのどちらにも、他の受信者の返信が表示されないことに注意することも重要です。
Toフィールドの使用方法
8人に連絡する場合は、1つのアドレスを[宛先]フィールドに、残りの7つのアドレスを[CC]フィールドに入力できます。 ただし、8つすべてを[宛先]フィールドに配置することもできます。 全員が同じメールを受信するため、大きな違いはありません。 彼らは残りの受信者も見ることができます。
ただし、適切な電子メールのエチケットを実践する場合、状況は少し異なります。 その場合は、メッセージに直接影響を受ける受信者のみを追加する必要があります。 したがって、特定の個人に何らかのアクションを実行するように依頼する場合は、それらを[宛先]フィールドに入力します。 あなたがそこに置く人のアドレスの名前は、電子メールの始めに含まれるべきです。 「親愛なるアンドレア、サマンサ、ジョン」のような単純なもので十分でしょう。
つまり、「宛先」フィールドを使用して、アクションの実行を促したい人をターゲットにします。
CCフィールドの使用方法
CCフィールドにアドレスを配置すると、作成したリストがすべての受信者に表示されます。 CCフィールドの主な機能は、この特定の通信が行われていることを他の受信者に知らせることです。 住所を含めると、このフィールドは「情報のみ」と言っているようなものです。 この場合、受信者からの「知っておくと良い」応答のみを期待する必要があります。
また、人々はCCを「礼儀正しいコピー」とも呼んでいます。
BCCフィールドの使用方法
[BCC]フィールドに入力したアドレスは、[宛先]および[CC]フィールドの受信者には表示されません。 誰かにメールの内容を見せたいが、アクションを起こさない場合は、そのアドレスをBCCに追加します。 また、同じ情報を一度に複数の人々と共有したいが、他の誰かにそれを受け取っている人を誰にも見られたくない場合に使用するのも良い選択肢です。
BCCフィールドは、デリケートな状況や引数でも非常に役立ちます。 これは、受信者に気付かれずに他の人に聞かせる秘密の方法です。 たとえば、顧客が払い戻しを求めているときに、マネージャーの住所をBCCフィールドに追加できます。
[全員に返信]ボタンの使用方法
あなたが電子メールの受信者であり、その送信者に返信したい場合、返信とすべて返信という2つのオプションがあります。 [返信]ボタンを使用すると、送信者に直接応答できるため、他の受信者がメッセージを見ることができなくなります。 [全員に返信]ボタンもあります。このボタンは、[宛先]フィールドと[CC]フィールドにアドレスがあるすべての受信者に応答を自動的に送信します。
便利ではありますが、[すべて返信]ボタンは必ずしも良いオプションとは限りません。 すべての受信者がメッセージを受信することが重要である場合にのみ使用してください。
ほとんどのユーザーは、気付かないうちにこのボタンをクリックまたはタップします。 それはあなたの答えに興味のない受信者にとっては非常に迷惑です。 また、特に送信者と個人情報を共有していて、他の参加者にそれを読んでほしくない場合、このボタンを誤ってクリックするのは非常に厄介です。 したがって、この関数の使用方法に注意することで、関係者全員のフラストレーションを大幅に軽減できます。
[すべて返信]ボタンは、元の作成者と受信者リストの全員が応答を見ることが絶対に必要な場合にのみ使用します。 作業プロジェクトに関するグループディスカッションは、この良い例です。
次の場合は、[全員に返信]オプションを使用しないでください。
- 応答を見る必要のない受信者が少なくとも1人います
- あなたのメッセージは「大丈夫」や「ありがとう」のような非常にシンプルなものです。
心に留めておくべきこと
メールの送信先とその理由を常に追跡することを忘れないでください。 [宛先]、[CC]、および[BCC]フィールドを慎重に使用すると、メールのエチケットが大幅に向上します。
また、自分が宛先（To）であるか、カーボンコピー（CC）を受け取ったかを追跡する必要があります。 これにより、メールにすぐに注意する必要があるかどうかを判断できます。
メールに返信するときは、常に標準の返信を送信し、余分な受信者を手動で追加するのが最適です。 元のメールからアドレスをコピーして、簡単にすることもできます。 ただし、いずれにしても、「送信」を押す前に受信者リストを再確認してください。
