一般に、メールクライアントでは、メッセージの色、フォント、その他のオプションを変更できる必要があります。 ただし、メッセージに返信するか転送しようとすると、クライアントはフォント設定の変更を許可しない場合があります。
これは、返信メッセージの形式を送信者の好みに合わせて調整するメールクライアントを使用している場合に発生する可能性があります。 送信者は、書式設定を許可しないプレーンテキストなどのメッセージ形式を使用する場合があります。
この記事では、電子メール形式をさらに深く掘り下げ、手動でフォント設定を変更する方法を示します。
メール形式の種類
誰かに返信するときにメールのフォント設定がどうなるかを理解するには、3種類のメール形式があることを知っておく必要があります。 それらはリッチテキスト形式、HTML、およびプレーンテキストであり、各形式の簡単な説明は次のとおりです。
- HTML：通常、これはデフォルトの電子メール形式です。 フォント、色の変更、箇条書きと番号の追加、画像の挿入などを行う場合に使用するのに最適な形式です。
- リッチテキスト形式：これは公式のMicrosoft形式であり、Microsoft ExchangeクライアントとMicrosoft Outlookのみがサポートできます。 これを使用して、この特定のソフトウェアを使用するユーザーにメッセージを送信できます。
- プレーンテキスト：これは、すべてのメールツールで機能する汎用形式です。 この形式の欠点は、フォント設定をサポートしていないことです。 テキストを太字にしたり、色、サイズ、その他の書式を変更したりすることはできません。 テキストに画像を挿入することもできませんが、メールに添付することはできます。
メッセージに返信または転送するときに使用するメッセージ形式を選択できます。 たとえば、誰かがプレーンテキスト形式でメッセージを送信した場合、リッチテキスト形式で返信できます。 ただし、メールは必ずしも送信時に使用した形式で届くとは限りません。 つまり、HTMLメッセージを送信すると、受信者の電子メールソフトウェアはそれをプレーンテキストに変換する場合があります。
受信した形式でメッセージを送信するようにメールソフトウェアを調整すると、問題が発生する場合があります。 このオプションを選択してプレーンテキストでメールを受信すると、フォント設定が無効になります。
一部のメールツールでは、受信したメールの形式と一致するように返信メッセージの形式が自動的に設定されます。 幸いなことに、メッセージ形式はいつでも手動で変更できます。
Gmail、Yahoo、およびOutlook Webでのメッセージ形式の変更
Gmail、Yahoo、Outlookなどの新しいツールのほとんどは、プレーンテキスト形式とHTML形式の切り替えを簡単に切り替えることができます。 メッセージをプレーンテキストで受信した場合でも、通常は返信したり、HTMLで転送したりできます。
プレーンテキスト形式を手動で有効または無効にするには、次の操作を行う必要があります。
- オンラインメールソフトウェアを開きます。
- 「作成」ボタンをクリックします。
- 「その他」アイコン（3つの縦のドット）をクリックします。 新しいメールボックスの右下、ツールバーの横にあります。
- 「プレーンテキストモード」を有効または無効にします。
プロセスは、ほとんどのメールクライアントで同じです。
Microsoft Outlookのメッセージ形式の変更
Outlook 2016、2013、2010などの古いバージョンのMicrosoft Outlookを使用している場合、無効なフォント設定は一般的な問題です。 これは、Outlookの古いバージョンが元の送信者の書式設定に返信を自動的に調整するためです。
これを解決するには、各メッセージのメッセージ形式を手動で変更する必要があります。 次の手順を実行します：
- Outlookを開きます。
- 画面の左上にある[ファイル]タブをクリックします。
- [オプション]をクリックします。
- 左側のリストから「メール」を選択します。
- 「メッセージの作成」セクションを探します。
- [この形式でメッセージを作成]の横にあるプルダウンメニューから[HTML]を選択します。
これにより、テキストの書式設定が再び有効になります。
メールアプリの新しいバージョンに切り替える
ほとんどの場合、メッセージのフォーマットの問題は、Outlook 2010-2016などの古いバージョンのメールアプリで発生します。 いつでも手動で変更できますが、古いバージョンのプログラムを新しいバージョンに置き換えると、メッセージのフォーマットが問題になることはほとんどありません。
