自分でBCCを実行することは、メールのフォローアップに非常に役立ちます。 通常、フォローアップを目的として、受信トレイに送信したメールを希望する場合は、BCCとして自分のメールアドレスを追加するのが正しい選択です。 ただし、重要な電子メールを送信するときに人々はしばしばこれを見落とし、フォローアップを忘れることになります。 これは、簡単に問題を引き起こす可能性があります。
幸いなことに、メールを送信するたびに自動的にBCCを実行する方法があります。これは、すべてのメールをフォローアップする確実な方法です。 ただし、自動自己BCCを有効にすることは実際には簡単ではありません。 Outlookでルールを作成する必要があります。
ルールとアラートを管理する
自動BCCおよびCCは、Outlookで大きなことです。 これを実現するには、ブラウザベースのメールアカウント用の新しいアドオンをダウンロードする必要がありますが、Microsoft Outlookではルールを作成できます。 ルール機能は、画面の中央上部、[ ホーム ]タブの[ ルール ]アイコンの下にある[ルールとアラートの管理 ]メニューオプションにあります。
[ ルールとアラートの管理]をクリックすると、新しいルールを作成するオプションを提供する新しいウィンドウが表示されます。 このウィンドウの左上隅にある[ 新しいルール]をクリックします。 3つのカテゴリが表示されます： 整理された状態 、 最新の状態 、空のルールから開始 。 [ 開始]の[空のルールカテゴリから 送信するメッセージにルールを適用する]を選択します。
条件
自動仕訳ウィザードウィンドウで、BCCとして送信するメールを選択できます。 たとえば、件名オプションで特定の単語をチェックすることで、言及する特定の単語を含むメールの自動BCCルールを作成します。
あなたはメールを送信する人なので、この賢いオプションを使用してメールを自動的にソートできます。 特定の単語のリストに「フォローアップ」という単語を追加し、その単語でフォローアップする必要があるメールにマークを付けることができます。
また、メールに設定できる他の多くの興味深い条件があります。 送信するすべてのメールをBCCとして受信トレイに保存する場合は、リストされているボックスをチェックせずに、[ 次へ ]をクリックします。
例外
ここでの例外は、本質的に条件の反対です。 おそらくご想像のとおり、ここで自分をBCCに含めたく ない 状況を説明します。 上記と同じ例に従い、 件名に特定の単語が含まれる場合を除き 、例外を追加するオプションを使用できます。 この例では、「non-follow-up」コマンドを使用できますが、フォローアップの単語はすでに条件の一部であるため、混乱やエラーが発生する可能性があります。
人や公開グループに送信 された場合を除き、カテゴリの例外に割り当てられた場合を除き、多分良いでしょう。
行動
ここで、このルールが適用されるアクションを「プログラム」します。 つまり、ここで条件を設定した電子メールに何が起こるかを選択します。 自分で送信した電子メールが受信トレイに届くことを確認したいのですが、残念ながら、ここには直接的なBCCコマンドの自動化は存在しません。 これは、BCCを真似できないという意味ではありません。
まず、 自動仕訳ウィザードの[アクション]ステップで、 人またはパブリックグループへのメッセージをCcを選択します。 次に、 人または公開グループをクリックして、メールアドレスを入力します。 これにより、設定した条件を満たす送信メールが受信トレイに届くことを確認できます。 送信するメールにメールアドレスを公開したくない場合は、最初の手順で[ 指定したフォルダーにコピーを移動する]オプションをオンにし、[ 指定フォルダー ]リンクをクリックして、受信トレイを選択します。
受信トレイのBCC
ニーズに合わせて独自のメールを調整することで、作業に大きな利点がもたらされます。 これにより、受信トレイがきちんと整理され、どのような作業でも適切な整理が不可欠になります。 もちろん、Outlookの自動仕訳ウィザードには、自動BCCを設定するだけでなく、多くのユースケースがあります。 ただし、慎重に計画を立て、例外と条件が重複しないようにし、適切な種類の電子メールを含むようにすることが不可欠です。
適切に作成された自動BCCルールは、受信トレイのソートに役立ちます。 ただし、それをうまく行わないと、受信ボックスがいっぱいになり、解決しようとする問題よりもさらに大きな問題が発生する可能性があります。
Outlookで自動BCCを使用していますか？ どのように設定しましたか？ どのような例外と条件を使用し、他のどのようなルールを作成しましたか？
