作業環境では、効率を維持するために整理された受信トレイを維持することが不可欠です。 不要な古いメールの山をスクロールすることを余儀なくされる場合は特に、受信トレイが乱雑になると、かなり大きな痛みが生じる可能性があります。 かつては、これらの古い電子メールは目的を果たしていたかもしれませんが、特定の電子メールを探すときに追加のハードルに変わりました。
Gmailエイリアスを作成する方法の記事もご覧ください。
「私の受信トレイは災害です。 2年以上前にメールがあります。 私は本当にこれを把握する必要があります。」
多くの時間の消費を避けるために、古いメールをすべて手動で削除することはお勧めしません。 代わりに、フィルターの助けのおかげで、それらの電子メールをはるかに速く取り除くことができます。 フィルタを作成すると、指定した時間枠に基づいて古いメッセージを削除できます。 フィルターの使用で見られる唯一の問題は、フィルターが新しく受信したメッセージにのみ適用されることです。 今後フィルタを適用して、2回目のパイルアップが発生しないようにすることができますが、現在受信トレイをいっぱいにしているメールはどうでしょうか？
古いGmailメールを自動削除する
Gmailの受信トレイを苦しめる、もはや不要な古いメールを削除する場合、いくつかのことを検討する必要があります。 フィルターの設定方法、将来の使用のためにフィルターを適用する方法、GmailアドオンのEmail Studioを使用して現在の古いメールをすべて削除する方法について説明します。
フィルターのセットアップ
まず最初に、 Filtersをセットアップしましょう。
始める：
- 必要な資格情報を使用してGmailアカウントにログインします。
- Cog / Gearアイコンを見つけます。 これはGmailの[設定]メニューで、ウィンドウの右上隅にあります。 このアイコンをクリックして、ドロップダウンメニューから[ 設定]を選択します。
- [フィルター]タブをクリックして、[ 新しいフィルターの作成 ]をクリックします 。
- 「Has the words」入力ボックスに、「 older_than：x 」と入力します。「x」は、削除するメッセージの時間枠です。 これは、数字の後に文字が続きます。 続く文字は時間枠に関係します。 日には「d」、週には「w」、月には「m」を使用する必要があります。 たとえば、3日以上前のメールを削除する場合は、 older_than：3dになります。
- 次に、 この検索ボタンでフィルターを作成をクリックします 。
- 「削除」および「フィルターも適用」というラベルの付いたボックスをクリックしてチェックマークを付けます。
- 最後に、[ フィルターの作成 ]をクリックして、設定した日付に基づいて古いメールをすべて確認し、受信トレイからごみ箱フォルダーに移動します。
Gmailでメッセージを削除しても、そのメッセージがすぐに消えることはありません。 代わりに、ごみ箱フォルダでそれらを見つけることができます。 これは、これらのメールが引き続きデータ容量全体にカウントされることを意味します。 それらを完全に削除するには、30日後にGmailが自動削除するのを待つか、自分ですべて削除します。 後者を実行するには、 ごみ箱フォルダをクリックしてから、 ごみ箱を空にするリンクをクリックします 。
将来の削除のフィルター（再適用）
この記事のタイトルは自動削除を扱っています。 残念ながら、フィルターは自動的にトリガーできません。 戻って、現在の受信トレイにもう一度フィルターを適用する必要があります。
フィルターを再適用するには：
- Gmailウィンドウの右上にある歯車/歯車アイコンをクリックし、プルダウンから[設定]を選択して、設定に戻ります。
- 「フィルター」タブをクリックします。
- 既にフィルターを作成しているので、そのフィルターの横にある[ 編集 ]をクリックできるようになりました。 以前に複数のフィルターを作成したことがある場合は、各フィルターの基準が表示されるため、必要なフィルターを簡単に見つけることができます。
- 検索条件とともに表示されるセクションで[ 続行]をクリックします。 これは、元のフィルターをセットアップしたときに表示される画面に似た画面になります。
- 「フィルターも適用する」の横のボックスにもう一度チェックマークを付けます。
- 今回は、フィルターをアクティブにするために、フィルターの更新をクリックします 。 指定した時間枠に設定されている古いメールはすべて、 ゴミ箱フォルダに移動されます。
メールスタジオ
Email Studioには、指定した送信者または特定のフォルダーにある送信者からの古いメールをすべて自動的に削除する便利な機能が備わっています。 組み込みの自動パージ機能は、Gmailメールボックスをはるかに整理し、より効率的な作業環境を維持するのに役立ちます。
Email Studioを使用すると、受信トレイに現在3か月以上存在するすべてのメールに「既読としてマーク」をアーカイブして適用できます。 また、2日後に自動的に[ ゴミ箱]および[ スパム]フォルダーからすべてのメールを完全に削除できます。 さらに追加のボーナスとして、自動パージには、これらの厄介なニュースレターメーリングリストから自分のメールアドレスを簡単に削除するのに役立つメールの購読解除機能が含まれています。 アドオンにはさらに多くの機能がありますが、既に述べたものがこの記事に必要なものを正確に強調していると思います。
基本パッケージは無料で使用できますが、製品を最大限に活用するために、プレミアムバージョンが年間価格29ドルで提供されています。 このアップグレードにより、パージルールの複数のセットを作成できるようになり、メールスケジューラ、フォワーダー、自動応答が含まれます。
Gmailで自動パージを設定して有効にする
明らかに、最初に行う必要があるのは、Email Studioアドオンをダウンロードしてインストールすることです。 これが完了すると、Gmailのメールメッセージを開くと、右側のサイドバーにEmail Studioアイコンが表示されます。
使用するには：
- Email Studioアドオンを開き、Gmailアカウントを使用してログインします。
- オプションのリストが表示されます。 これらのオプションから、「メールクリーンアップ」ツールを選択します。
- 次に、 ルールを設定するために[ 新しいルールを追加 ]をクリックします（ フィルターで行ったようなものです）。
- ルールの設定には2つの部分があります。条件を指定してからアクションを指定する必要があります。 「原因と結果」を考えてください。 指定した条件が満たされると、アクションがトリガーされます。
- 条件を設定するには、Gmail内でnewer_thanやhas：attachment 、 larger_thanなどの高度な検索パラメーターを使用できます。 これらを使用して、 アーカイブ 、 ゴミ箱への送信、または別のフォルダへの移動を希望するGmailメールと完全に一致するものを見つけます。
- ルールが作成されたら、[ 保存 ]ボタンをクリックします 。 Email Studioはバックグラウンドで動作し、1時間ごとに実行チェックを実行し、電子メールが関連付けられている条件を満たす場合に指定されたアクションを実行します。 手動で何もする必要はまったくありません。
