Gmailで下書きのコピーを複製または作成する方法

先日、Gmailの使い方を誰かに見せたときに質問を受けましたが、初めて聞いたのではありませんでした。 質問は、「Gmailで下書きのコピーを作成して、顧客への返信に時間がかからないようにするにはどうすればよいですか」というものでした。 ここTechJunkieで定期的に質問に答えようとしていますが、これは最有力候補だと思いました。

サイズ別にGmailを注文する方法の記事もご覧ください。

実際に質問しているのは、ドラフトのコピーを保存するということよりも、電子メールテンプレートに関することです。 新しいビジネス用メールの自動返信とラベルの設定方法を誰かに見せていました。 彼らは、一日中管理者に行き詰まることなく、ループを維持するために、クライアントに送信する定型的な電子メールを望んでいました。 答えは、電子メールテンプレートを作成することです。

これらのコピーを作成し、必要に応じて下書きとして保存することもできますが、テンプレートを使用するとさらに多くのことができます。

メールテンプレート

メールテンプレートは、すべてのスモールビジネスの所有者、または同じ種類のメールで同じことを言っていることに気づく人たちの節約の恩恵です。 私は自分のビジネスを始めてからずっとそれらを使ってきましたが、長年にわたって何百時間も節約してくれました。

また、メールテンプレートを使用すると、よりプロフェッショナルに見えます。 より迅速に対応することができ、簡単な「メールをありがとう、私たちのチームの1人が24時間以内に直接ご連絡します」とお客様に価値を感じさせることができます。 簡単であることを考えると、使用することを強くお勧めします。

Gmailでメールテンプレートを作成するにはどうすればよいですか？

Gmailはテンプレート定型返信を呼び出します。テンプレートを使用するには、機能を有効にする必要があります。 完了したら、メールテンプレートを好きなだけ作成できます。

1. Gmailを開いてログインします。
2. 左上の歯車メニューアイコンを選択し、[設定]を選択します。
3. [Labs]タブを選択します。
4. 定型応答（テンプレート）を有効に切り替えます。
5. ページの下部にある[変更を保存]を選択します。

これで機能が有効になり、テンプレートの作成を開始できます。 Gmailの受信トレイからそれを行うので、次はそこに向かいます。

1. [受信トレイからメールを作成]を選択します。
2. 作成するメールを通常どおり作成します。
3. メールウィンドウの右下にある灰色の下矢印を選択します。
4. [定型回答]と[定型回答を新規作成]を選択します。
5. 意味のある名前を付け、[OK]を選択して保存します。

返信定型文を保存したら、下書きを安全に削除できます。

缶詰の返信を作成するときは、個人的なタッチと、他人を怒らせないように十分な汎用性とのバランスを取る必要があります。 これは、名前や日付などをメールから除外し、タイムスケールに置き換えることを意味します。 または、送信する前にそれらの個人的なタッチを手で追加することもできます。 個人的なタッチが構築できる関係を作成するため、後者が望ましいです。 常に可能であるとは限らないので、あなたはあなたの判断を使わなければなりません。

メールテンプレートを使用する

これで、電子メールテンプレートまたは定型返信が作成されました。それを使用します。 テンプレートを使用する最初の機会を受け取ったら、次のようにします。

1. 返信するメール内から返信を選択します。
2. 画面の右下にある灰色の下矢印を選択します。
3. [定型応答]を選択し、作成した応答を選択します。
4. パーソナライズされたデータを追加して、電子メールを適切にします。
5. 送信。

Composeを使用して新しいメールを作成することでも同じことができますが、返信方法ははるかに高速です。

返信定型文をメールの自動返信として使用する

メールテンプレートをさらに一歩進めて、受信メールへの自動応答として定型応答を設定する方法について説明します。 缶詰の回答は一般的なものにする必要がありますが、注文やクエリを確認し、顧客と良好な関係を築くには最適な方法です。

1. Gmailで[設定]を開き、[フィルター]タブを選択します。
2. [新しいフィルターの作成]テキストリンクを選択します。
3. フィルターをトリガーする基準を作成します。 これはおそらくあなた独自のものなので、動作するものを選択してください。
4. ウィンドウの右下にあるこの検索で​​フィルターを作成を選択します。
5. [定型応答を送信]および使用する応答を選択します。
6. [フィルターの作成]を選択します。

これで、フィルター条件が満たされるたびに、Gmailは定型応答を自動的に送信します。 これは、確認または更新に最適であり、複数の方法でトリガーするように設定できます。 ここにすべてをリストすることはできませんが、使用できる電子メールのパターンを認識するでしょう。 たとえば、すべてのメールは ''メールアドレスまたは「注文」という単語を含むメールに送信されます。 あなたはアイデアを得る。