Googleドキュメントでフォルダーを作成する方法

Googleドキュメントは、現代のファイルやドキュメントを管理するための革新的な方法です。これにより、さまざまなユーザーと瞬時にコラボレーションしながら、インターネットに接続されているあらゆるデバイスからの情報へのアクセスを提供できます。

Googleドキュメントのすべてのドキュメントを削除する方法の記事もご覧ください。

ただし、Googleドキュメントで作業する場合、特にこれらのファイルを毎日管理している場合は、非常に整理された状態を保つことが重要です。そうしないと、重要なデータを失い、すぐに見つけることができたものを探すのに時間を浪費する危険があります。

Googleドキュメントの整理に役立つように、フォルダーを使用します。フォルダは、さまざまなトピックのアイデアを1つのデジタルセグメントにグループ化するのに役立つため、優れています。これらを使用して、職場、概念、カテゴリなどで整理できます。ただし、Google Docsはそれ自体にフォルダを実際に作成することはできません。代わりに、実際にGoogleドライブ内で作成しています。これは、他のGoogleソフトウェアと直接結びついているシステムです。心配しないでください。プロセスはまだ非常に簡単です。

このガイドでは、Googleドライブにフォルダを作成してGoogleドキュメントを整理する方法を紹介します。

Googleドライブでフォルダーを作成する方法

Googleドライブにフォルダーを作成するには、好みのブラウザーを開きます。次に、Googleドライブに移動してログインすると、目の前にあるすべてのファイルとドキュメントにアクセスできます。

ここから、新しいドキュメントを作成して整理したり、配置する必要がある既存のドキュメントを選択したりできます。

文書内編成

Googleドキュメントのドキュメントを使用している場合は、タイトルの横にあるフォルダーキーに移動できます。そこから、新しいフォルダーに名前を付けるか、ドキュメントを既存のフォルダーに追加するかを選択できます。既存のフォルダに追加する場合は、指定されたフォルダをクリックして「ここに移動」を選択すると、ドキュメントがデジタル保持スペースに配置されます。

文書外の構成

ご存知かもしれませんが、GoogleドライブはGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドを管理します。これにより、これら3つのセグメントすべてとトピックのアイデアを1つにまとめることができます。

特定のドキュメントではなくGoogleドライブを使用している場合、すべてのファイルのリストが表示されます。それらを整理するには、左上に移動して「新規」ボタンを選択します。そのドロップダウンリストから「フォルダ」セグメントまでスクロールダウンすると、新しいセグメントが表示されます。フォルダに名前を付けると、ドキュメントのリストに表示されます。

このリストでは、フォルダーがファイルよりも上に配置されるため、そのことに留意してください。このメニューには、整理のためのいくつかの異なるオプションがあります。データをフォルダの上にドラッグすると、そこにデータが配置されます。または、ファイルを右クリックして[移動]を選択すると、ドキュメントを移動できるフォルダーのリストが表示されます。

どちらも非常に高速で、それぞれの方法で必要なことを正確に実行できます。ファイルとドキュメントを整理します。

フォルダーの管理

ファイルを整理したら、整理の新しいレベル、フォルダの整理を入力できます。

フォルダーのコピーと貼り付け、サブフォルダーへの移動、削除などを行うことができます。フォルダを管理するには、リストでフォルダを右クリックし、表示されるドロップダウンボックスから希望するオプションを選択するだけです。

また、フォルダを使用すると、ドキュメントのグループを他のユーザーと簡単に共有できます。各ファイルを単独で共有する代わりに、フォルダーを作成してさまざまなドキュメントを積み重ね、他のユーザーがそれを管理できるようにすることができます。そのリンクを共有することで、アクセス権を持つユーザーは、新しいドキュメントをアップロードしたり、他のユーザーにアクセスしたりすることができます。ドキュメントがアップロードされるのを待つ必要はもうありません。その時間を待ってから手動で共有する必要はありません。これは、Googleドライブの頻繁な共同作業者によくある苦情です。

外部機能

また、ビジネスチャットアプリ（Slack）や管理アプリ（Airtable）などの他のアプリケーションでドライブフォルダーを開くこともできます。フォルダーにはさまざまな色を付けることもできます。また、スターを付けてアクセスしやすくすることもできます。 Googleドライブファイルを整理する可能性は無限です。

Googleドライブのファイルを整理する方法がわかったので、自分に最適なプロセスを見つけるのに時間をかけるようにしてください。一部の人はすべてに異なるフォルダーが好きですが、他の人は大きなグループを1つのフォルダーにまとめて、その中にサブフォルダーを入れることを好みます。いずれにせよ、Googleドライブの優れた組織システムは、さまざまなドキュメントやファイルの検索に時間を費やす代わりに、作業を進めるツールを提供します。