SharePointでドキュメントを移動する方法

ドキュメントの管理は、SharePointで最も重要なことの1つです。ビジネスでは、ドキュメントはしばしば進化します。 OneDrive for Businessで開始し、組織のチームサイトで終了する場合があります。ドキュメントはしばしば場所を変更するため、SharePointでドキュメントを移動することの詳細を知ることが重要です。

複数の方法

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複数の方法
- 1.エクスプローラー
- 2.移動/コピー
- 3.コンテンツと構造の管理
- 4.コンテンツオーガナイザー
- 5. SharePoint移行ツール
- 6.サードパーティ製品
- 7.カスタムソリューション
メソッドを選ぶ

SharePointで働いたことのある人なら誰でも、特定のタスクを完了する方法はたくさんあることを知っています。ドキュメントの移動も例外ではありません。最終的にエクスプローラーまたは移行ツールを使用するかどうかは、移動するドキュメントの数、バージョン履歴の保持の重要性、メタデータなど、多くの要因に依存します。

1.エクスプローラー

ファイルエクスプローラーを使用してドキュメントを移動するには、ターゲットドキュメントライブラリとソースドキュメントライブラリの両方を開きます（同じサイトであるかどうかは関係ありません）。ドロップダウンメニューで[エクスプローラー]を選択します。これにより、各ライブラリのエクスプローラービューが開きます。ドラッグアンドドロップを使用して、2つのエクスプローラビュー間でアイテムを移動します。

ソースとターゲットの両方の場所でコンテンツタイプが定義されている場合、フォルダーとファイルの両方を移動し、コンテンツタイプを保持できます。このメソッドは、ソースとターゲットの両方の場所が同じメタデータを使用して定義されている場合、カスタムメタデータも保持します。

ただし、このプロセスは手動で行われ、移動よりもコピーに近いため、移動後にソースアイテムを削除する必要があります。バージョン履歴や、作成、作成、変更、および変更されたプロパティは保持されません。

2.移動/コピー

便利でシンプルですが、[ 移動]および[ コピー]コマンドはSharePoint Onlineでのみ使用できます。このオプションを使用すると、ドキュメントをOneDrive for BusinessまたはSharePointからSharePointまたはOneDriveの宛先に移動できます。ファイルを選択し、2つのコマンドのいずれかをクリックします。 [ 移動 ]オプションは、メタデータとバージョン履歴保護を使用してドキュメントを同じライブラリ内の別のフォルダ、別のライブラリ、または別のサイトに移動します。

この方法はシンプルで簡単なので、エンドユーザーに最適です。ファイルとフォルダーの両方をコピーおよび移動できます。最も良いのは、コンテンツタイプ、カスタムメタデータバージョン履歴、およびプロパティによって作成、作成、変更、および変更されたものを保持することです。ただし、[ コピー]コマンドは、最新バージョンのみを保持します。主な欠点は、明らかに、この方法がSharePoint Online専用であるという事実です。

3.コンテンツと構造の管理

SharePoint Serverの公開インフラストラクチャ機能を有効にすると、[ サイトの管理]に移動したときに[コンテンツと構造の管理]リンクが表示されます。この機能を使用すると、ドキュメントを移動/コピーできます。これは、プロパティによって作成、作成、変更、および変更されたバージョン履歴を保持しながら、複数のドキュメントを同時に移動するのに役立つ最高のハックの1つです。このメソッドを使用すると、コンテンツタイプとメタデータも保持されます。

ただし、公開機能をオンにする必要があります。それでも、複数のフォルダを移動することはできません。おそらく、この方法の最大の欠点は、それを使用するにはサイト所有者でなければならないことです。ああ、それは単一のサイト内でのみ機能します。

4.コンテンツオーガナイザー

コンテンツオーガナイザー機能をアクティブにしてから、使用するルーティングルールを選択し、移動するドキュメントをドロップオフライブラリに配置します。この方法では、ドキュメントを他のサイトに移動することもできます。設定にはしばらく時間がかかりますが、一度だけ行う必要があります。また、コンテンツタイプとカスタムメタデータも保持します。

バージョン履歴は保持されず、管理者が必要ですが、ドキュメントをフォルダーにルーティングできる便利な機能があります。

5. SharePoint移行ツール

Microsoftは、SharePointでドキュメントを移動するのは少し難しいことを知っています。これが、同社が無料のSharePoint移行ツールを考案した理由です。このツールは、SharePointサイトのファイル、フォルダー、リストを含む小規模から大規模の移行まですべてを処理します。アイテムはOneDriveまたはSharePointに移動されます。

この方法の最も明らかな利点は、大規模な移行を処理するツールの機能です。また、非常にカスタマイズ可能であり、バージョン履歴を保持します。ただし、2013年以前のSharePointバージョンとの互換性はありません。これとは対照的に、一部のサードパーティの移行製品は大幅にカスタマイズ可能です。

6.サードパーティ製品

ほとんどの高品質なサードパーティのドキュメント移行製品は無料ではありませんが、特に大規模な移行の場合、素晴らしいパフォーマンスを発揮する傾向があります。それらはスケーラブルで高度にカスタマイズ可能である傾向があります。これらの製品のほとんどは、コンテンツタイプ、メタデータ、すべてのプロパティ、バージョン履歴など、すべてを保持できます。

一方、この方法にはお金がかかります。ドキュメントの移動に役立つツールにお金を払っているという事実を考えると、SharePointにはまだユーザーフレンドリーなオプションが含まれていないのではないかと思うようになります。ここでのもう1つの欠点は、サードパーティ製品を構成して実行するには管理者が必要なことです。

7.カスタムソリューション

最後に、REST APIなどのさまざまな手法を使用して、独自のカスタムソリューションをコーディングできます。エンドユーザーは何もルーティングする必要はありません。好きなだけカスタマイズでき、すべてがドキュメント内に保持されるようにすることができます。一方で、コードを作成し、コードの作成と保守にある程度の時間を費やす必要があります。これは、製品の更新時に特に注意が必要です。