Outlookのカレンダーは、ビジネス用でも個人用でも、最も効果的な時間管理ツールです。 スケジュールを簡単に整理して他の人と共有したり、他の人のカレンダーを表示して、締め切りになるとすべてが同じページに表示されるようにすることができます。
GoogleカレンダーをOutlookと同期する方法の記事も参照してください。
Outlookにはコラボレーションを容易にする多くの機能がありますが、これは完璧ではありません。 カレンダーを誰が見ているのか疑問に思っているなら、いくつかの制限に出くわすかもしれません。
カレンダーの閲覧者を確認できますか？
この質問に対する答えは「はい、いいえ」です。 この機能はある程度利用可能ですが、必要なすべての情報を提供するわけではありません。
あなたがカレンダー管理者でない限り、あなたのカレンダーを見ている人を見る方法はありません。 そして、あなたが管理者である場合、あなたが見ることができる唯一のものはそれにログインした最後のアカウントです。 別のアカウントがカレンダーを見るとすぐに、前のアカウントが見えなくなるので、それを見た人の完全なリストを見る方法はありません。
これに最も近いのは、誰があなたのカレンダーを見ることができるかを確認することです。 これを行うには、[共有]> [カレンダーの権限]に移動します。 カレンダーにアクセスできるユーザーの完全なリストとアクセスの種類が表示されます。
あなたのカレンダーは他の人にどのように見えますか？
他の人があなたのカレンダーを見る方法は、あなたが彼らと共有することに決めた情報に依存します。 あなたがあなたの活動の詳細を共有することに決めない限り、彼らが見ることができる唯一のものはあなたが空いているか忙しいかです。
カレンダーを他の人と共有することにした場合、他の人はあなたの予定のすべての詳細を見ることができます。 一部の詳細へのアクセスを制限する場合は、特定の予定をプライベートに設定できます。
カレンダーを共有する場合、さまざまなアクセス許可を選択できます。 たとえば、[ 完全な詳細]を選択すると、件名、時間、場所、カレンダーに投稿したメモや詳細が表示されます。
一方、 限定詳細には件名、時間、場所のみが表示されます。
自分とは別に、両方のカレンダーを編集できる編集者と代理人を割り当てることができます。 デリゲートは、さまざまな詳細を共有したり、要求を送信したり応答したりすることで、あなたに代わって行動できます。
他の人のカレンダーを開く方法は？
Outlookで他の人のカレンダーを表示するのは非常に簡単で、数回クリックするだけで実行できます。 あなたがしなければならないことは次のとおりです。
- Outlookの[カレンダー]ページから、 [カレンダーを開く]> [共有カレンダーを開く]に移動します 。
- カレンダーを使用できる人の名前を示すポップアップウィンドウが表示されます。 [ 名前…]をクリックし、リストから名前を選択します。
アクセス許可に応じて、さまざまな情報を表示できます。 画面の右側に表示され、最大30個のカレンダーを並べて表示できます。
カレンダーアクセスを委任する方法
休暇を取ることを計画している場合、または他の誰かに何らかの理由でカレンダーを管理してもらいたい場合は、代理人を指定してこれを行うことができます。 前述のように、代理人はマネージャーに代わって会議出席依頼を送信および受け入れ、ドキュメント内のさまざまなアイテムを編集できます。
部下などの誰かがカレンダーを制御できるようにする方法は次のとおりです。
- カレンダービューから、 [ファイル]> [アカウント設定]に移動し、 [ アクセスの委任 ]を選択します。
- [ 追加]をクリックし、リストから名前を選択するか入力します。名前をクリックして[ 追加]に進みます。
- [ 委任のアクセス許可]メニューで、委任編集者のアクセス許可を付与します。 もう1つできることは、ダイアログボックスを閉じて、次のオプションのいずれかを選択することです。
– 委任者のみ。ただし、会議出席依頼と応答のコピーを私に送信します。
– 私の代表のみ。
これにより、別のユーザーがカレンダーにフルアクセスできるようになり、スケジュールで発生しているすべてを表示できるようになります。
時間を管理する
Outlookで時間を効率的に管理できる多数のオプションがあります。 さらに、チームメンバーとスケジュールを共有し、チームメンバーのスケジュールを確認できます。 あらゆる種類のプロジェクトを整理し、進行状況を追跡できます。
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