組織でGoogle DocsまたはG Suiteを使用している場合、または使用している組織で作業している場合、誰がどのドキュメントをいつ閲覧したかを知ることが有用な情報になります。 全員がドラフト、契約条件、最新の提出、ポリシーと手順、またはその他の重要な文書を確実に読むことから、説明責任が重要な状況で誰が何をいつ実行したかを確認することができます。
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最近まで、Googleドキュメントを閲覧したユーザーを確認できませんでした。 誰が編集したかはわかりますが、誰が読んだかはわかりません。 コメントを保存、編集、または残していない場合、特定の人がドキュメントの最新バージョンをまったく読んでいるかどうかはわかりません。 また、Googleドキュメントは読み取り専用権限で共有できるため、ドキュメントをレビューするが変更を加えないという意図を持って、ドキュメントを一部のユーザーと共有できます。
これで、組織内で作業している場合は、Googleドキュメントを閲覧したユーザーを確認できるように設定できます。 Google Appsの無料版でGoogleドキュメントを使用している場合、Googleドキュメントを誰が閲覧したかはまだわかりません。
Googleは最近、Google Appsを含むG Suiteの誰があなたのGoogleドキュメントを閲覧したかを確認する機能を追加しました。 G Suiteは、会社のドメイン名のメールホスティングを設定したい中小企業に非常に人気があります。
G Suiteアクティビティモニター
組織内でG Suiteを使用し、コラボレーションやドキュメントの読み取りのために他のユーザーとGoogleドキュメントを共有している場合、アクティビティモニターを使用してGoogleドキュメントファイルの「閲覧履歴」を表示できます。
- ビュー履歴を確認するGoogleドキュメントを開きます
- 次に、右上にある上向きの矢印アイコンをクリックするか、[ ツール ]プルダウンメニューに移動します
- アクティビティモニターを開きます
- 次に、[組織のすべての閲覧者 ]タブをクリックします
このプロセスにより、各ビューアーの最後のビューの日時など、ドキュメント内のビューを追跡できます。 Googleドキュメントに表示履歴オプションが表示されない場合、Gmailアカウントで取得するすべてのGoogle Appsアカウントに付属している無料バージョンのGoogleドキュメントにログインしている可能性があります。
視聴者とコメントの傾向
Googleドキュメントを誰が閲覧したか、アクティビティモニターを使用すると、ドキュメントを閲覧またはコメントしたときの傾向を確認できます。
視聴者の傾向– 7日間から「常時」まで選択した任意の期間のユニーク視聴者数の棒グラフを表示します
コメントトレンド– 7日間から「常時」までの任意の期間におけるコメントトレンドの棒グラフを表示します
履歴の表示をオフにする
機密ファイルや一般消費目的以外のファイルを操作している場合は、この機能をオフにできます。 それはプライバシーに追加されませんが、それは安心を設定する設定です。
- Googleドキュメントを開きます
- ドキュメントの右上にある上向きの矢印をクリックするか、プルダウンメニューから[ ツール ]に移動します
- アクティビティモニターを開きます
- [ドキュメントの設定]で、[ このドキュメントの表示履歴を表示する]をオフに切り替えます
Googleドキュメントの変更者を確認する
ビューをカウントすることは、説明責任を果たし、ドキュメントを送信する人が実際にドキュメントを読むことを確認するのに役立ちますが、バージョン管理はより重要です。 特に規制された業界で働いている場合。 バージョン管理は、Google Docsがしばらくの間行ってきたことであり、ドキュメントを編集、保存、または共有したユーザーを表示します。
バージョン管理に興味がある場合、またはファイルをロックダウンせずに変更すべきでないことを確認したい場合は、確認できます。
- 追跡するGoogleドキュメントを開きます
- ファイルとバージョン履歴を選択
- [バージョン履歴を見る]を選択します
画面の右側にスライダーウィンドウが表示され、問題のドキュメントの保存と編集がすべて表示されます。 G SuiteまたはGoogleドキュメントの設定方法に応じて、ドキュメントの上部にある[最終編集日]リンクを選択してこのデータを表示することもできます。 まったく同じ場所に移動します。
そのスライドウィンドウ内には、編集が行われる前に以前のバージョンのドキュメントを表示するオプションも必要です。 これは、変更がいつ、誰によって行われたかの監査証跡があるため、バージョン管理に不可欠です。 また、いくつかの変更を行い、その上で寝て、気分を変えて元に戻したい場合にも便利です。
Googleドキュメントを共有したユーザーを確認する
Googleドキュメントを誰がいつ共有したかを確認することもできます。 共有設定を確認して、ドキュメントへのアクセスをより適切に制御することもできます。
- Googleドライブを開き、右上にある丸い「i」アイコンを選択します
- 右側に表示されるスライダーからアクティビティを選択します
ドキュメントが共有されているか、共有されているか、誰が最後にドキュメントを編集したか、最後のアクションがいつ行われたかを確認する必要があります。 簡単ですが、知っておくべきことを教えてくれます。
[共有]を選択して、ドキュメント内から確認することもできます。 ポップアップウィンドウに個人の名前が表示されます。 複数の人がいる場合は、名前を選択すると、すべての名前のリストが表示されます。
これは、Googleドキュメントを閲覧、変更、共有、または何らかの方法で操作したユーザーを確認する方法です。 G Suiteと組織に登録されたGoogleドキュメントでのみ機能し、個人では機能しませんが、機能します！
