Googleドライブリンクは、クラウドストレージサービスを仕事で使用したり、プロジェクトで共同作業したりする場合に役立ちます。 アカウントを持っている人は誰でも、ドライブ全体または特定のファイルやフォルダへのアクセスを共有できます。 アクセスを読み取り専用に制限したり、完全なコラボレーションを許可したりできます。完全にあなた次第です。 Googleドライブリンクの有効期限を追加することは可能ですが、これは巧妙なトリックです。 リンクを使用してGoogleドライブ内で共同作業を行う方法を紹介します。
Googleドライブを使用すると、データの共同編集と共有が簡単になります。 少し簡単すぎることもあります。 データへのアクセスを簡単に削除できますが、アクセスできるユーザーとアクセスできないユーザーを簡単に忘れることができます。 プロジェクトが終了するか、ドライブに他の誰かがアクセスする必要がなくなったら、忘れずにアクセスを取り消す必要があります。 安全ですが、それは賢明な予防策です。 そのようなリンクに有効期限を設定できるのは、Googleが許可することです。
Googleドライブリンクを使用する基本を以下に示します。
Googleドライブでリンクを使用する
Googleドライブにデータを保存したら、他のユーザーにそのデータの読み取りを許可したり、読み取り、書き込み、編集のアクセスを許可したりできます。 メールアドレスを使用して好きな数のユーザーを追加できます。ユーザーは、データにアクセスして割り当てたタスクを実行するためのリンクを送信します。
Googleドライブ内のリンクでは、保存されているデータの他の部分にアクセスすることは許可されていないため、引き続き安全であることを最初に知っておくことが重要です。
さて、共有へ。
- Googleドライブにログインして、共有するアセットに移動します。
- ファイルまたはフォルダーを右クリックして、「共有可能リンクを取得」を選択します。
- リンクの共有をオンにすると、トグルが緑色になります。
- 共有設定を選択します。
- リンクをコピーして、アクセスを許可する人に手動でメールで送信するか、[人]ボックスにメールアドレスを入力してユーザーとして追加します。
- 完了したら[完了]を選択します。
追加したユーザーには、許可したアセットへのアクセスに使用できるリンクが記載されたメールが届きます。
Googleドライブでのアクセスレベルの管理
Googleドライブアセットに誰がアクセスできるかを制御するだけでなく、それらを使って何ができるかを制御することもできます。 読み取り、書き込みアクセスを制限し、他のユーザーがユーザーを追加できないようにすることができます。 また、ファイルのダウンロード、印刷、コピーを禁止することもできます。 あなたがビジネスを運営している場合、その最終的な側面は非常に便利です。
- 共有しているアセットを右クリックします。
- [共有]を選択してから、右下の[詳細設定]リンクをクリックします。
- アクセスを許可するユーザーを追加する場合に選択します。
- 右側の鉛筆アイコンを選択します。
- 必要なアクセスレベル、編集、コメント、または表示を選択します。
- 以下のボックスをオンにして、編集アクセス権を持つユーザーがユーザーを追加したり、データをダウンロード、印刷、コピーしないようにします。
- 完了を選択します。
アクセスを寛大にするよりも、アクセスを制限する方が常に良いです。 これは、データがプライベートであるか、個人データまたは企業データが含まれている場合に特に当てはまります。 必要に応じていつでもアクセスを追加できます。
Googleドライブリンクの有効期限を設定する
プロジェクトを限られた時間で実行している場合、Googleドライブリンクの有効期限を設定することをお勧めします。 これは、多くのことが進行している場合に役立ち、コラボレーションが完了するとアクセス権の取り消しを忘れる場合があります。
- 共有するファイルまたはフォルダーを選択します。
- 右下の[共有と詳細設定]を選択します。
- 共有相手のメールアドレスを追加します。
- 名前にカーソルを合わせて、[有効期限タイマーの設定]を選択します。
- 適切な制限時間を追加します。
- [保存]、[完了]の順に選択します。
これにより、適切な時間、ただし永続的にアクセスできるようになります。 忙しい人や物忘れの人は、システムが自動的に処理します。
Googleドライブで所有者を変更する
Googleドライブで作品やデータを引き渡している場合は、その人が編集者になるのを許可するのではなく、単にそれらをアセットに渡すことができます。 それは物事をきれいに整頓し、次の作品に集中できるようにします。
- 共有するファイルまたはフォルダーを選択します。
- 右下の[共有と詳細設定]を選択します。
- まだ追加していない場合は、人を追加します。
- [アクセス権を持つユーザー]で名前を選択します。
- 鉛筆編集アイコンを選択し、所有者に変更します。
- 完了を選択します。
アセットはGoogleドライブにコピーされ、アクセスを保持するか削除することができます。
