G Suite（Gmail、ドキュメント、ドライブ、組織向けのカレンダーを含むGoogleの有料アプリケーションセット）を使用する場合、共有Googleドライブファイルの有効期限を設定できるあまり知られていない機能を使用できます。 共有ファイルに有効期限を設定する機能は、無期限にアクセスを許可せずに、他のチームまたは外部の請負業者と一時的にデータを共有するのに役立ちます。 また、共同プロジェクトのドラフトを共有するのにも適しているため、チームの誰もが誤ってデータの古いコピーにアクセスしないようにすることができます。
もちろん、いつでも手動でファイルを共有解除できますが、共有ファイルごとに共有を忘れないようにする必要があります。 多くのファイルを多くの人と共有している場合、これはすぐに実用的ではなくなり、 最初にファイルを共有するときに 自動有効期限を設定 する ことが本当に役立ちます。 共有Googleドライブファイルに有効期限を設定する方法は次のとおりです。
共有Googleドライブファイルの有効期限の制限
まず、自動有効期限機能は現在、有料のG Suiteサービスのユーザーのみが利用できることを明確にしましょう。 これは、無料のGoogleアカウントユーザーや、G Suiteの従来の無料版をまだ使用しているユーザーには利用できません。
また、上記の制限は、共有Googleドライブの有効期限を 設定 する機能にのみ関連することに注意してください。 有効期限のあるファイルを共有するユーザーは、有料のG Suiteアカウントを持っている必要も、G Suite組織の一部である必要もありません（ただし、共有ファイルに対する正しい権限を持っていることを確認する必要がありますが、以下でさらに説明します）。
共有Googleドライブファイルの有効期限の設定
開始するには、Googleドライブにログインし、正しいG Suiteアカウントを使用していることを確認してください。
または、ファイルを既に開いている場合は、右上隅の[ 共有 ]ボタンをクリックできます。
適切なユーザーとファイルを共有したら、上記の[テキストで 共有 ]または右下隅の[ 詳細設定 ]ボタンをクリックします。 表示されるユーザーのリストから、いずれかのユーザーの上にカーソルを置くと、ストップウォッチ/時計のアイコンが表示されます。
そのアイコンをクリックし、[ Access expires ]の横にあるドロップダウンメニューから目的の有効期限を選択します 。
完了したら、青い[ 変更を保存 ]ボタンをクリックして、自動有効期限を有効にしてください。 その日付に達すると、ユーザーはファイルにアクセスできなくなります。 ユーザーがダウンロードして有効期限設定を回避できないようにするには、権限が 表示 または コメントの いずれかに設定されていることを確認してから、共有ウィンドウの下部にある コメント を 無効にするオプションを無効にする というラベルの付いたボックスを オンにします。
共有の有効期限を調整またはキャンセルするには、このメニューに戻って時計アイコンをもう一度クリックし、[ 有効期限をキャンセル ]をクリックします。
G Suiteを持っていますが、時計アイコンが表示されません
アカウントでこれらの手順を行ったが、上記の時計/ストップウォッチアイコンが表示されない場合は、互換性のあるG Suiteアカウントがない可能性があります。 前述のとおり、残念ながら、Googleは共有ファイルの有効期限の作成を現在のG Suiteサービスのユーザーに制限しています。
また、残念ながら、Googleは長年にわたってサービスの変更についてあまり明確にしていないため、G Suiteアカウントを持っている場合でも、Googleの「レガシー」G Suiteサービスの下で作成されており、これと互換性がない特徴。 紛らわしいですね。
ただし、共有ファイルの有効期限を 作成 するには、最新のG Suiteアカウントのみが必要です。 互換性のあるアカウントを持っている限り、組織内外のあらゆるタイプのGoogleアカウントと有効期限を共有および構成できます。
