MacのApple Mailで自動応答を設定する方法

複数の連絡先に個別に送信できるようにするために、1つの電子メールを連続して数回入力する必要がある場合がよくありますか？もしそうなら、自動応答は素晴らしいソリューションになります。すべての受信メールへの応答として送信される自動返信を設定できます。

これが便利になる多くの状況があります。昼休みでも休暇でも、不在の場合、これは実際に何もすることなくメールに応答する素晴らしい方法です。

仕組みは？

OS X Mailは、自動返信を生成するためにさまざまな電子メールルールと基準を使用します。すべてのパラメーターを適切に設定すれば、デバイスから離れているときに受信メールに非常に柔軟に応答することができます。

メッセージを送信するために満たす必要のあるさまざまな基準を設定できます。すべてのメールに返信するか、入力した特定のアドレスのみに返信するかを選択できます。さらに、送信者のカテゴリごとに異なるメッセージを作成して、全員が適切な応答を受け取るようにすることもできます。

幸いなことに、この機能を設定するのは難しくありません。確かに、最初は複雑に聞こえるかもしれませんが、ハイテクに精通していない人でもできることは安心です。従う必要がある手順は次のとおりです。

設定した基準により、自動返信の受信者が決まります。たとえば、「すべてのメッセージ」を選択して、同じメッセージですべての受信メールに返信できます。返信するメールアドレスを入力して特定のアドレスを設定することもできます。

さらに、連絡先、以前の送信者、またはVIPを自動返信の受信者として選択できます。

[次のアクションを実行する]設定で、[メッセージに返信]を選択し、[メッセージテキストに返信する]をクリックします。
メッセージを入力するときは、必要な情報をすべて含めてください。休暇中の場合は、いつ電話がかかってくるかを人々に知らせてください。特定のカテゴリの受信者を設定しない場合は、個人情報を過度に公開しないようにしてください。
メッセージに満足したら、「OK」をクリックします。アプリが「選択したメールボックスのメッセージにルールを適用しますか？」 [適用しない]を選択します。これにより、既存の会話に数百のメール返信が送信されるのを防ぐことができます。

完了したら、自動応答が機能することを確認するために自分にメールを送信できます。必要に応じて、特定の日付、選択したドメインからのメールなど、より複雑なルールを作成することもできます。

自動応答が不要になった場合は、数回クリックするだけで自動応答を無効にできます。必要なことは次のとおりです。

これを行わない場合、自動応答が有効になっていて、メールアプリが開いている限り、自動応答はアクティブのままになります。これにより混乱が生じる可能性があるため、この機能が不要になったらすぐにこの機能を無効にしてください。

自動応答は、受信メールの処理をはるかに簡単にする優れた機能です。上記の手順に従えば、Macで有効化しても問題はありません。一度行うと、メールから離れてアプリを動作させることができます。

仕事で最も広く使用されていますが、この機能は個人のメールでも非常に便利です。自動応答だけでなく、他にも多くの便利なルールと基準を適用できます。メールの自動削除、特定の日付で特定のアクションの実行、特定のメッセージの自動転送などを選択できます。

使用可能なすべてのルールを自由に確認して、ニーズに最適な方法でメールを自動化できるルールを見つけてください。