数日休みを取りたいときに、クライアントや同僚から大量のメールや電話がかかってくるのを嫌いではありませんか？ 確かに、彼らの何人かはあなたが不在であることを知らせるかもしれませんが、彼らが彼らのインボックスをチェックしない場合はどうでしょうか？
Outlookで電子メールを自動転送する方法の記事も参照してください。
休み中はもちろん、仕事中であっても全員とコミュニケーションを取ることはできません。 ただし、休暇中であっても、仕事関連の電子メールにさらされる可能性があります。 ありがたいことに、特定の時間枠では利用できないことを全員に知らせる方法があります。
自動応答を設定する
Microsoft Outlookを使用している場合、非常に簡単な方法を使用して、人を背中から遠ざけることができます。 自動応答と呼ばれます。 これが本質的に行うことは、休暇中にあなたに連絡する人に事前にプログラムされた返信を送信することです。
これは、数分、数時間、あるいは数日または数か月前に設定することもできます。 自動返信を送信すると、家族と充実した時間を過ごしていたり、晴れたビーチで休暇を過ごしていたりしても、毎日何十件もの仕事関連の電子メール通知を受け取ることがなくなります。
Outlookで自動応答を設定し、不要になったときに無効にする方法は次のとおりです。
自動返信設定
- [自動返信を送信]ボタンをクリックします。
- チェックボックスのこの時間範囲の間にだけ送信オプションをチェックして下さい。
- 開始日と終了日を入力して、自動返信に必要なパラメーターを指定します。 これを行うときは、[開始時間]および[終了時間]フィールドを使用します。
おそらく2つのタブがあることに気づいたでしょう：
- 組織内
- 組織外
[組織内]フィールドをクリックすると、勤務先の組織（大学や会社など）に登録されている電子メールアドレスにすべての自動返信が送信されます。 その後、メッセージを入力し、[OK]をクリックして保存するだけです。
[組織外]オプションは、外部の電子メールアドレスを対象としています。 自動返信を設定するために使用する方法は次のとおりです。
- まず、「組織外」タブを選択します。
- 組織外の人の自動返信オプションをチェックします。 これは、個人の連絡先のみ、または組織外の全員にメールを送信するように設定できます。
- テキストボックスにメッセージを入力し、必要に応じて編集します。
- 社内の返信と同じように、開始時間と終了時間を設定します。
- [OK]をクリックしてメッセージを保存します。
非アクティブ化プロセスについてはどうですか？
不在時の返信を無効にするには、簡単な手順に従う必要があります。 まず、[ファイル]タブ、[情報]タブ、[自動返信]ボタンの順にクリックする必要があります。
チェックする2つのオプションが表示されます。
- 自動返信を送信しない
- 自動返信を送信
最初のオプションを選択すると、自動返信機能がオフになります。 これは、社内と社外の両方の返信に対して行う必要があります。
最後の言葉
ユーザーへの自動返信の送信を再開する場合は、新しい日付と時刻を設定する必要があることに注意してください。 機能がオフになっている場合は、非アクティブ化の手順をたどり、代わりに[自動返信を送信]オプションを選択する必要があります。 これにより、時間範囲フィールドを再度編集したり、送信メッセージを設定したりできます。
