Outlookで自動返信を設定する方法

チームメンバー間のコミュニケーションから、今後数か月分のプロジェクトの計画に至るまで、21世紀の仕事にはメールが絶対に不可欠です。もちろん、問題は、スマートフォンやタブレットの時代には、長時間にわたって仕事から切断することは不可能に思えることです。スマートフォンでのメールは基本的にほとんどの企業の要件ですが、雇用主は基本的にいつでも連絡を取ることができます。誰もが仕事から休憩し、メール、電話、そして私たちが置き去りにするのが難しいと感じるすべてのコミュニケーション媒体から離れる時間に値します。休暇に出かける場合でも、家族や友人と充実した時間を過ごしたい場合でも、Outlookの不在メッセージを設定することは、しばらく仕事を辞めるための最初のステップです。方法は次のとおりです。

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不在通知メッセージで悩まされるのはなぜですか？

不在通知メッセージを設定しても、上司を満足させることはできませんが、少なくとも、仕事のコミュニティのすべての人や部外者がコミュニケーションのためにあなたに連絡をとることができます。では、なぜ不在メッセージを設定することが重要なのでしょうか？実際には、いくつかの理由があります。

同僚、マネージャー、顧客に一定時間連絡が取れないようにするのは良いマナーです。これは、数日以上休暇を取っている場合に特に当てはまります。

それはプロです。誰かが何かあなたの助けを必要とする場合、または顧客がクエリを持っている場合、あなたが与えられた時間の長さの間あなたがいないことを彼らに知らせることは彼らを助けます。彼らは、あなたが戻るか、誰かに近づくことができるまで待たなければならないことを知っています。両方ともビジネスとあなたを助けます。

それはあなたにバグを起こさないように伝えます 。不在通知メッセージを設定すると、人々はあなたが休暇中であること、個人的な時間をとることなどを知っています。その後、電話やSMSを送信する可能性は低くなります。

上司に不平を言うことが1つ少なくなります 。要求の厳しい上司のために働いて引き戻したい場合、抵抗を得るでしょう。それでも、ゲームをプレイしてプロとして行動する場合、規律の観点からできることはほとんどありません。

仕事に関して重要なことが1つあるとすれば、それはあなたが常に最も顕著な意味でプロとして自分を代表していることを確認することです。

Outlookの不在メッセージを設定する

不在時の返信メッセージの設定は、Outlook 2016以前を使用するか、Office 365内でOutlookを使用するかによって若干異なります。両方について説明します。

Outlook 2016およびそれ以前

プロセスにはかなりの数のステップがありますが、それは非常に簡単です。

新しいメールを作成し、不在通知を書きます。件名に不在通知を含めますが、宛先は空白のままにします。
ファイルを選択して名前を付けて保存します。
[名前を付けて保存]というOutlookテンプレートとして保存します。
[ルールとアラートの管理]を選択し、メッセージを適用するアカウントを選択します。
新しいルールを選択します。
[受信したメッセージにルールを適用]を選択し、[次へ]をクリックします。
[宛先]ボックスで[私の名前の場所]を選択し、[次へ]をクリックして、ポップアップを確認します。
特定のテンプレートを使用して返信を選択し、下部ペインのテキストリンクをクリックします。
先ほど作成したテンプレートを選択し、[開く]を選択します。次へをクリックします。
自動返信である場合を除き、自動返信に自動返信を送信しないようにします。次へをクリックします。
ルールに意味のある名前を付け、[このルールを有効にする]がオンになっていることを確認します。
[完了]、[OK]の順に選択します。

これにより、不在時の自動応答が作成され、アクティブに設定されます。このプロセスでは、アクティブにするアカウントを指定しますが、すべてのメールアカウントに対してアクティブにすることもできます。手順11でルールをオンにすると、その下に、すべてのアカウントでアクティブにするルールを選択するオプションがあります。必要に応じてこれを有効にして保存します。

Outlookの不在通知メッセージをオフにする

休暇から戻ったとき、または何をしたときでも、自動返信をオフにすることを忘れないでください。

Outlookの[ファイル]を選択します。
[ルールとアラートの管理]を選択し、[メールルール]を選択します。
アカウントを選択し、自動返信ルールの横にあるチェックボックスをオフにします。
[OK]をクリックして変更を保存します。

これで、公式にグラインドに戻りました！

Office 365で不在メッセージを設定する

Office 365アカウントはExchangeを使用し、OutlookアカウントはPOP、IMAP、またはExchangeを使用します。プロセスはほぼ同じですが、独自のウォークスルーを保証するのに十分なほど異なります。

Outlook内からファイルと自動返信を選択します。
[自動返信を送信]を選択します。
必要に応じてタイムスケールを設定します。これは、戻ってきたときでも自動返信をアクティブにしておく私のような忘れっぽいタイプに便利です。
[組織内]タブがアクティブになっていることを確認し、メッセージを追加します。
[組織外]を選択し、関連するメッセージもそこに追加します。外部から誰にメールを送信するかによっては、[連絡先]のみをチェックする必要があります。そうしないと、ニュースレター、通知、スパムなど、メールが全員に送信されます。
有効にしたら、[OK]を選択します。

このプロセスはOutlook 2016よりも多少短くなりますが、最終的な結果は同じです。タイムスケールを設定する機能は素晴らしく、Outlook 2016のユーザーとして、この機能がすぐにそのバージョンに移行することを願っています。