macOSおよびiOS用のAppleのカレンダーアプリは、多くのユーザーにとって便利な生産性およびスケジューリングツールです。 すっきりしたインターフェイスとMailなどの他のアプリとの統合のおかげで、カレンダーにイベントを追加して管理するのは非常に簡単です。
ただし、イベントは単なるスタンドアロンの会議ではありません。 議題、メモ、プレゼンテーションスライド、トピックの調査などの補足資料または準備資料は、多くの場合、イベントまたは会議の前に出席者に配布されます。 2週間前に会議が最初にスケジュールされたときに上司から送られてきたPDFをメールで必死に検索する代わりに、カレンダーアプリでは実際にイベントに添付ファイルを追加して、イベントの重要な資料をすべて整理し、アクセスしやすくすることができます。 実際、カレンダーのイベントに添付ファイルを追加することは、情報を準備および整理する方法を大きく変える可能性があるため、ここではすべての仕組みを簡単に説明します。
カレンダーのイベント添付
開始するには、Macでカレンダーアプリを起動します。これは、デフォルトではDockにあり、移動した場合はアプリケーションフォルダーにあります。
週ビューと 月 ビューでは、代わりにポップアップウィンドウにイベントプロパティが表示されます。
このボタンを選択すると、使い慣れたファイル選択ウィンドウが表示されます。 ファイルが保存されているMac、iCloud、または外部ストレージデバイス上の場所に移動するだけです。 それらを選択し、[ 開く ]をクリックします。
この例では、会議メモのPDFをカレンダーイベントに追加しました。 ただし、PowerPointプレゼンテーション、MP4ビデオクリップ、データベースファイルなど、ほぼすべてのファイルタイプを追加できます。 ただし、添付ファイルが非常に大きい場合は、添付ファイルをファイル共有サービスにアップロードしてから、代わりに添付ファイルのプロパティウィンドウで共有ファイルにURLを貼り付けることを検討してください。 これにより、カレンダーイベントデータベースの全体的なサイズが小さくなり、Appleデバイス間のカレンダーデータの同期パフォーマンスが向上します。
添付したファイルがMac上のアプリケーションと互換性がある場合は、カレンダーの予定のプロパティウィンドウからダブルクリックして、すぐに開くことができます。
心に留めておくべきこと
Macのすべてをカレンダーアプリのイベントに添付する前に、次の点に注意してください。
カレンダーイベントにファイルを添付し、その後そのイベントを削除すると、添付したファイルのコピーも削除されます。 カレンダーアプリは、添付ファイル付きのイベントを削除する前に確認ボックスで警告しますが、関連するカレンダーイベントを削除する前に、重要なファイルが元の場所にバックアップされていることを確認してください。
第二に、前述のように、カレンダーイベントの添付ファイルはiCloudを介して自動的に同期されます。 これは、移動中でもイベント関連の資料にすばやく簡単にアクセスできることを意味します。
iCloud同期を有効にしている限り、iPhoneまたはiPadでカレンダーアプリを起動し、イベントの日付に移動し、タップして追加した添付ファイルを表示します。 macOSと同様に、添付ファイルの形式がインストール済みのiOSアプリケーションと互換性がある場合は、それをタップして開いて表示できます。
カレンダーの添付ファイルは、主にイベントの準備のための便利さと組織に関するものであることを忘れないでください。 特に共有カレンダーとデバイスに関しては、必ずしも「バックアップ」ではありません。 したがって、元のファイルのコピーをカレンダーイベントに追加した後は、元のファイルをMacで安全に保管してください。
